Oma mobiilisovellus selkeyttää tiedonkulkua ja asiakirjojen käsittelyä

Vaikka sähköpostin välityksellä tapahtuvaan viestinvaihtoon ja liitetiedostojen lähettelyyn on vuosien aikana totuttu, on sujuvaan yhteydenpitoon olemassa ratkaisuja, jotka edistävät päivittäistä liiketoimintaa enemmän kuin aluksi arvaisikaan.

Yrityksissä ja organisaatioissa toimiva kommunikaatio on suorastaan elinehto.

Vaikka sähköpostin välityksellä tapahtuvaan viestinvaihtoon ja liitetiedostojen lähettelyyn on vuosien aikana totuttu, on sujuvaan yhteydenpitoon olemassa ratkaisuja, jotka edistävät päivittäistä liiketoimintaa enemmän kuin aluksi arvaisikaan.

Pikaviestintäsovellusten ja sosiaalisen median mahdollistama nopea viestinvälitys on juurtunut meistä useimpien toimintaan ainakin vapaa-ajalla, joten miksei samoja keinoja kannattaisi käyttää myös työelämässä?

Yhtenä esimerkkinä yrityksen kommunikoinnin kehittämisestä on oma mobiilisovellus, jonka avulla tiedonvälitys, keskustelu sekä asiakirjojen käsittely onnistuvat kaikki samalla alustalla. Ja tämän myötä säästytään harhailulta sähköpostiviestiketjujen ja liitteiden viidakossa.

Kevennys useiden viestintäkanavien taakkaan yhteydenpidossa

Monilla toimialoilla yritysten liiketoiminnan yksi kulmakivistä on oman henkilöstön lisäksi toimiva yhteistyö alihankkijoiden, välittäjien ja muiden kolmannen osapuolen edustajien kanssa.

Esimerkiksi maatalousalalla sesongit ovat yleensä hyvinkin kiireisiä aikoja, ja viestinvälitys toiminnan osapuolten välillä on perinteisesti hoitunut käytännössä puhelinsoitoilla ja sähköpostilla. Mikäli yrityksessä yhteydenpito useiden tahojen kanssa on vain muutamien henkilöiden vastuulla, puhelin voi piristä aamusta iltaan ja työkuorma kasvaa hyvinkin mittavaksi.

Metatavulla on jo vuosien kokemus mobiilisovelluksista, joiden avulla yritykset tai organisaatiot voivat keskittää toimintojaan yhteen paikkaan. Mobiilisovelluksessa on mahdollista esimerkiksi keskustella chatin kautta yrityksen ajankohtaisista aiheista, ja sovellusta voi käyttää myös tiedotuskanavana viestin välittämiseen kaikille halutuille käyttäjille.

Sovelluksen avulla voidaan siis viestiä tehokkaasti sekä yrityksen sisällä kahteen suuntaan että ulkopuolisille osapuolille tarpeen mukaan – sujuva palvelu yhtenäistää yrityksen viestikanavia ja selkeyttää tiedon kulkemista oikeaan osoitteeseen.

Sopimukset ja muut asiakirjat samalla sähköisellä alustalla

Kommunikoinnin ohella liiketoimintaan kuuluu oleellisesti myös asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa laadittavat sopimukset, joita lähetellään tänäkin päivänä kirjeinä jopa edestakaisin vaadittavien allekirjoitusten vuoksi.

Sopimusten käsittelyä helpottaa mobiilisovellukseen kehitetty ominaisuus, jonka avulla neuvotellut sopimukset voidaan allekirjoittaa sähköisesti ja lähettää sovelluksessa oikeille henkilöille. Näin sopimukset saadaan välittömästi voimaan ja niiden tiedot siirrettyä kätevästi yrityksen järjestelmään.

On lähtökohtaisesti aina kätevämpää, että on olemassa helppokäyttöinen ja selkeä tietojärjestelmä, johon liiketoimintaan liittyvät asiat kirjataan. Paperisten sopimusten ja muiden asiakirjojen kanssa on aina vähintään teoreettinen riski, että kirjekuoret tai kansiot eksyvät vääriin paikkoihin – toisin on mobiilisovelluksessa, jossa lomakkeita voidaan lähettää ja käsitellä missä ja milloin tahansa.

Räätälöinnillä sovellukseen voidaan integroida asiakkaan tarvitsemat toiminnot

Kommunikaatiota edistävät toiminnot sekä asiakirjojen sähköinen käsittely ovat toki vain pieni osa mobiilisovelluksen tarjoamista mahdollisuuksista. Asiakkaalle räätälöidyn ratkaisun keskeinen etu onkin sen integroituvuus olemassa oleviin ympäristöihin ja järjestelmiin asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Toimintoja voidaan siis luoda edistämään kommunikoinnin lisäksi myös monia muita liiketoiminnan käytänteitä.

Muista hyödyistä voidaan mainita mahdollisuus tuotteiden identifioimiseen ja seuraamiseen. Jos halutaan seurata vaikkapa maitopurkin kulkua kylmäketjussa tai tietylle vihanneserälle tehtyjä toimenpiteitä matkalla viljelijältä tukkuun, tuotteita voidaan merkitä ja seurata taulukko-ohjelmien sijaan kätevästi mobiilisovelluksella.

Olennaista on myös sovelluksen jatkokehitysmahdollisuus muuttuvien tarpeiden mukaan. Jos asiakkaalla on aluksi edellytyksiä ainoastaan paremmalle viestinvälitykselle, voidaan sovelluksen kehityksessä keskittyä yhteen osa-alueeseen kerrallaan. Mikäli myöhemmin havaitaan tarvetta myös muille toiminnoille, niiden integrointi onnistuu samaan sovellukseen.

Räätälöity mobiilisovellus mahdollistaa siis esimerkiksi

  • Ajankohtaisista ja tärkeistä asioista tiedottamisen
  • Vaivattoman kaksisuuntaisen kommunikoinnin
  • Asiakirjojen paikasta riippumattoman lähettämisen ja käsittelyn
  • Useiden toimintojen keskittämisen yhteen paikkaan
  • Palvelun jatkuvan kehittämisen ja toimintojen muokkaamisen

Jos haluat tutustua tähän blogitekstiin liittyvään asiakasprojektiin, kurkkaa referenssitarina yhteistyöstämme Pakkasmarjan kanssa.