Toteutimme Pakkasmarjalle mobiilisovelluksen ja rajapintapalvelut, jotka mahdollistivat viestinnän ja sopimushallinnan digitalisoimisen sekä ajantasaiset toimitusennusteet. Ratkaisu on integroitu Pakkasmarjan toiminnanohjausjärjestelmään (SAP) toimitusten, ennusteiden ja sopimusten tietovirtojen osalta.
Pakkasmarjan tarve toiminnan kehittämiseen lähti havainnosta, että muutaman henkilön on mahdotonta pitää hyvää huolta yli 250 sopimusviljelijän asioista. Etenkin sesonkiaikaan asiat tapahtuvat yhtä aikaa ja aikataulu on usein kiireinen. Aikaisemmin näitä asioita hoiti pari henkilöä, joiden työkuorma kasvoi suureksi ja he viettivät aamusta iltaan puhelimessa. Tästä huolimatta hoidettavia asioita kertyi jonoksi asti. Viljelijäsopimukset tehtiin paperilla vuosittain kahtena kappaleena ja allekirjoitusten takia niitä läheteltiin postissa edes takaisin. Käytössä ollut tekstiviestipalvelu oli kätevä, mutta yksisuuntainen. Onkin helppo ymmärtää, että kokemus ei ollut kummankaan tahon puolesta optimaalinen.
Metatavun avulla lähdettiin hakemaan ratkaisua, jolla toiminnot voitaisiin digitalisoida. Tavoitteena oli merkittävä toiminnan tehostaminen ja laadukas palvelukokemus Pakkasmarjan ja heidän sopimusviljelijöiden välillä.
Pakkasmarjan mobiilisovelluksen ensimmäiseen versioon toteutettiin viestipalvelu, jonka avulla satokauden puhelinruuhkaa saatiin pienennettyä. Viestipalvelun avulla kommunikointi helpottui ja marjanviljelijät pystyivät viestimään Pakkasmarjan suuntaan vaikka keskeltä mansikkapeltoa. Mobiilisovelluksen tavoitteena oli mahdollistaa tehokas kaksisuuntainen viestintä. Samalla sen avulla pyrittiin parantamaan kommunikaatiota ja yhtenäistämään eri viestikanavia.
Ensimmäisen version jälkeen mobiilisovellukseen kehitettiin toiminnallisuus, jonka avulla viljelysopimukset neuvoteltiin ja allekirjoitettiin sähköisesti. Aiemmin sopimusneuvottelut oli hoidettu kirjeitse, joka vei paljon aikaa. Nyt sopimukset saatiin heti voimaan ja niiden tiedot siirrettyä Pakkasmarjan toiminnanohjausjärjestelmään (SAP). Räätälöidyn ratkaisun keskeinen hyöty on mahdollisuus integroida se olemassa oleviin ympäristöihin ja järjestelmiin. Ratkaisu oli merkittävästi kustannustehokkaampi kuin varsinaisen toiminnanohjausjärjestelmän laajentaminen.
Pakkasmarjan ratkaisua on kehitetty jo yli neljä vuotta. Tavoitteena on pitää tekninen velka kurissa, kehittää ratkaisua jatkuvasti ja huomioida, että tarpeet, ympäristö ja toiminta kehittyvät ajan kuluessa. Ratkaisuun on lisätty uusia ominaisuuksia ja paranneltu vanhoja. Nykyään viljelijät voivat mm. laatia toimitusennusteita sovelluksen kautta. Pakkasmarja puolestaan voi tarkastella ennusteita erillisestä hallintanäkymästä ja saada ajantasaista tietoa omasta vastaanottokapasiteetistaan suhteessa toimitusmääriin. Näin ollen he voivat ohjata toimintaansa paremmin ja saavat datasta lisäarvoa päätöksentekoon.
Matti Leinonen, Pakkasmarjan toimitusjohtaja