Toimitusketjun digitalisointi kannattaa aloittaa silloin, kun manuaaliset prosessit, tietokatkokset tai heikko näkyvyys alkavat näkyä toimitusvarmuudessa, kustannuksissa tai henkilöstön ylikuormittumisessa. Odottaminen ei tee tilanteesta helpompaa, mutta kiirehtiminen ilman selkeää liiketoiminnallista tavoitetta ei sekään johda tuloksiin. Tässä artikkelissa käymme läpi käytännön merkit, oikeat aloituskohdat ja sen, miten kehitystyö kannattaa viedä eteenpäin.
Jos tunnistit jo nyt oman yrityksesi tilanteen, voit tutustua tapaamme työskennellä ja miettiä yhdessä, mistä liikkeelle kannattaisi lähteä.
Mitkä merkit kertovat, että toimitusketju on digitalisoinnin tarpeessa?
Selkein merkki on se, kun tieto ei kulje prosessin mukana. Jos henkilöstö kokoaa tilannekuvaa useasta järjestelmästä manuaalisesti, poikkeamat havaitaan vasta, kun asiakaslupaukseen on jo syntynyt riski, tai kiiretoimitukset ovat arkipäivää, toimitusketjun digitalisointi on ajankohtainen kysymys.
Käytännössä ongelmat voivat näyttäytyä monella tavalla. Varastosaldot eivät täsmää, jolloin keräily hidastuu tai tilauksia joudutaan paikkaamaan viime hetkellä. Tuotannonsuunnittelu perustuu vanhentuneeseen tietoon, koska ERP ja tuotantojärjestelmä eivät keskustele keskenään reaaliajassa. Logistiikka ei tiedä, milloin lähetys on valmis, ja asiakas ei tiedä, milloin se saapuu.
Yhteisenä nimittäjänä on usein se, että tieto sijaitsee siiloissa, sen kokoaminen vie aikaa ja virheitä syntyy väistämättä. Kun nämä ongelmat toistuvat ja niiden liiketoimintavaikutukset kasvavat, digitalisoinnin tarve on tunnistettavissa.
Mitä digitalisointi toimitusketjussa käytännössä tarkoittaa?
Toimitusketjun digitalisointi tarkoittaa sitä, että tieto kulkee automaattisesti prosessin eri vaiheiden välillä ilman manuaalista käsityötä, ja että operatiivisilla tekijöillä sekä johdolla on reaaliaikainen näkymä tilausten, tuotannon, varaston ja toimitusten tilanteeseen.
Kyse ei ole siitä, että kaikki olemassa olevat järjestelmät korvataan kerralla uudella. Useimmiten arvo syntyy yhdistämällä jo käytössä olevia järjestelmiä, kuten ERP, varastonhallintajärjestelmä tai kuljetustenhallintatyökalu, niin että tieto siirtyy niiden välillä automaattisesti. Tähän voidaan rakentaa operatiivinen näkymä, joka kokoaa olennaisen tiedon yhteen paikkaan.
Digitalisointi voi tarkoittaa myös automaattisia ilmoituksia materiaalipuutteista ennen kuin ne pysäyttävät tuotannon, tai reaaliaikaista seurantaa, joka kertoo, missä vaiheessa kukin tilaus on menossa. Tavoite on aina sama: vähemmän manuaalista selvitystyötä, parempi tilannekuva ja kyky reagoida poikkeamiin ennen kuin ne vaikuttavat asiakkaaseen.
Onko liian aikaista vai liian myöhäistä aloittaa digitalisointi?
Liian aikaista on harvoin. Liian myöhäistä on silloin, kun ongelmat ovat jo kasvattaneet niin suuren kustannustaakan tai asiakastyytymättömyyden, että korjausliike vaatii kiireellistä toimintaa ilman kunnollista suunnittelua. Paras hetki aloittaa on silloin, kun ongelma on tunnistettu mutta ei vielä kriisiytynyt.
Pienemmät yritykset saattavat epäröidä, koska digitalisointia pidetään suurten konsernihankkeiden asiana. Todellisuudessa rajattu ja hyvin kohdennettu kehityshanke voidaan käynnistää myös keskikokoisessa yrityksessä ilman massiivista IT-budjettia. Tärkeämpää kuin koko on se, että kehittäminen lähtee todellisesta liiketoimintatarpeesta eikä teknologiasta itsestään.
Odottaminen sen sijaan on harvoin ilmaista. Manuaaliset työvaiheet sitovat henkilöstöresursseja, kiiretoimitukset maksavat, reklamaatiot nakertavat asiakassuhteita ja ylisuuret varmuusvarastot sitovat pääomaa. Nämä kustannukset kasvavat hiljaa mutta varmasti.
Mistä kohdasta toimitusketjua digitalisointi kannattaa aloittaa?
Digitalisointi kannattaa aloittaa siitä kohdasta, jossa ongelma on selkein ja liiketoimintavaikutus suurin. Se voi olla varaston saldojen epäluotettavuus, tuotannon ja hankinnan välinen tietokuilu tai se, että toimitusaikojen pitävyyttä ei pystytä seuraamaan reaaliajassa.
Hyvä tapa tunnistaa oikea aloituspiste on kartoittaa prosessi sieltä, missä virheitä syntyy eniten tai missä henkilöstö käyttää eniten aikaa tiedon etsimiseen ja kokoamiseen. Usein juuri nämä kohdat ovat myös niitä, joissa automaatio tai parempi tiedonkulku tuottaa nopeimmin mitattavaa hyötyä.
Rajattu aloitus on myös oppimisen kannalta järkevä. Kun ensimmäinen kehitysaskel tuottaa tuloksia, on helpompi arvioida, mihin seuraavaksi kannattaa panostaa. Näin kehitystyö skaalautuu tulosten mukana eikä koko toimitusketjua tarvitse uudistaa kerralla.
Kuinka nopeasti digitalisointi tuottaa tuloksia?
Rajattu ja hyvin kohdennettu kehityshanke voi tuottaa mitattavia tuloksia muutamassa kuukaudessa. Tulokset riippuvat siitä, kuinka selkeä ongelma on, kuinka hyvin aloituspiste on valittu ja kuinka sujuvasti toteutus etenee.
Ensimmäiset näkyvät muutokset voivat olla esimerkiksi se, että manuaaliseen tiedon kokoamiseen kuluva aika vähenee merkittävästi, poikkeamat havaitaan aiemmin tai toimitusaikojen pitävyys paranee. Nämä vaikutukset ovat mitattavissa jo ennen kuin koko toimitusketju on uudistettu.
Pidemmällä tähtäimellä hyödyt kasvavat, kun digitalisointi laajenee prosessin eri vaiheisiin ja järjestelmät alkavat tuottaa dataa, jota voidaan hyödyntää myös ennustamisessa ja suunnittelussa. Mutta tärkeintä on, että ensimmäinen askel on riittävän konkreettinen, jotta tuloksia voidaan arvioida ja kehitystyötä jatkaa perustellen.
Miten digitalisointiprojekti kannattaa käynnistää?
Digitalisointiprojekti kannattaa käynnistää kartoittamalla nykytila ennen kuin mitään teknologiaa valitaan. Tämä tarkoittaa sitä, että tunnistetaan, missä prosessin vaiheissa viiveet, virheet tai turha käsityö syntyvät, arvioidaan niiden liiketoimintavaikutukset ja asetetaan selkeä tavoite kehittämiselle.
Tämän jälkeen on helpompi arvioida, millainen ratkaisu tukee tavoitetta parhaiten. Joskus se on integraatio kahden olemassa olevan järjestelmän välille. Joskus se on operatiivinen näkymä, joka kokoaa tiedon yhteen paikkaan. Joskus se on automaatio, joka lähettää ilmoituksen ennen kuin ongelma ehtii kasvaa.
Me Metatavulla lähdemme liikkeelle Discover-vaiheesta, jossa selvitämme yhdessä asiakkaan kanssa todelliset pullonkaulat, tavoitteet ja business casen. Vasta sen jälkeen suunnitellaan ratkaisu ja edetään toteutukseen. Tämä tarkoittaa, että kehittäminen perustuu aina liiketoiminnan tarpeeseen, ei teknologiaan teknologian vuoksi. Voit lukea lisää siitä, miten digitaalinen palvelumuotoilu tukee tätä prosessia tai tutustua siihen, mitä ohjelmistokehitys käytännössä tarkoittaa.
Jos toimitusketjusi kipukohdat alkavat olla tunnistettavissa, paras seuraava askel on konkreettinen keskustelu siitä, mistä kehittäminen kannattaa aloittaa. Ota yhteyttä ja kartoitetaan yhdessä, missä suurin hyöty on saavutettavissa. Voit myös tutustua ensin tapaamme työskennellä, jotta tiedät, mitä yhteistyö kanssamme tarkoittaa käytännössä.
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.
