Tilausten läpimenoaika on yksi toimitusketjun keskeisimmistä mittareista. Se kertoo, kuinka kauan kestää siitä hetkestä, kun asiakkaan tilaus saapuu, siihen hetkeen, kun tavara on toimitettu perille. Pitkä läpimenoaika ei yleensä johdu siitä, että töitä tehdään liian hitaasti, vaan siitä, että prosessin varrella on odottelua, tiedonsiirtoa ja selvittelyä, jotka vievät aikaa ilman, että tilaus varsinaisesti etenee. Tässä oppaassa käydään läpi konkreettiset askeleet, joilla läpimenoaikaa voi lyhentää ilman henkilöstön lisäämistä.
Hyvä uutinen on, että useimmissa organisaatioissa merkittävä osa läpimenoajasta on niin sanottua hukkaa: odottamista, kopiointia, kyselyihin vastaamista ja virheiden korjaamista. Näihin ei tarvita lisää käsipareja, vaan parempaa prosessia ja tiedonkulkua. Jos haluat arvioida, mistä oman organisaatiosi kehittäminen kannattaisi aloittaa, tutustu tapaamme työskennellä yhdessä asiakkaidemme kanssa.
Tunnista pullonkaulat tilaus-toimitusprosessista
Ennen kuin mitään voi parantaa, on tiedettävä, missä aika oikeasti kuluu. Läpimenoajan lyhentäminen alkaa aina prosessin kuvaamisesta sellaisena kuin se todellisuudessa toimii, ei sellaisena kuin sen on tarkoitus toimia.
Käy tilaus-toimitusprosessi läpi vaihe vaiheelta ja kirjaa jokaiseen kohtaan, kauanko se tyypillisesti kestää ja mitä siihen sisältyy. Kiinnitä erityistä huomiota kohtiin, joissa tilaus pysähtyy tai odottaa:
- Tilauksen vastaanotto ja kirjaaminen järjestelmään
- Saatavuuden tarkistaminen varastosta tai tuotannosta
- Tilausvahvistuksen lähettäminen asiakkaalle
- Keräily, pakkaus ja lähetyksen valmistelu
- Kuljetuksen tilaaminen ja lähetysdokumenttien tuottaminen
- Asiakkaalle toimitettava tieto lähetyksen etenemisestä
Usein käy ilmi, että tilaus odottaa eniten juuri siirtymäkohdissa, kun vastuu siirtyy henkilöltä tai osastolta toiselle. Tarkista erityisesti, kuinka paljon aikaa kuluu tiedon siirtämiseen järjestelmästä toiseen tai sen odottamiseen, että joku tarkistaa tilanteen. Kun olet tunnistanut kolme eniten aikaa vievää vaihetta, sinulla on selkeä lähtökohta kehittämiselle.
Poista manuaalinen tiedonsiirto järjestelmien väliltä
Manuaalinen tiedonsiirto on yksi yleisimmistä läpimenoaikaa pidentävistä tekijöistä. Kun tilauksen tiedot kopioidaan ERP-järjestelmästä varastonhallintaan tai lähetetään sähköpostilla eteenpäin, syntyy väistämättä viiveitä, virheitä ja tilanteita, joissa tieto on eri paikoissa ristiriitaista.
Prosessin tehostaminen ei tarkoita, että kaikki olemassa olevat järjestelmät pitää korvata. Usein riittää, että tietokatkokset järjestelmien välillä poistetaan integroimalla ne toisiinsa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kun tilaus kirjataan yhteen järjestelmään, tieto päivittyy automaattisesti muihin ilman, että kukaan kopioi tai syöttää sitä uudelleen.
- Listaa kaikki järjestelmät, joita tilaus-toimitusprosessissa käytetään (ERP, varastonhallinta, kuljetustenhallinta, asiakasportaali, Excel-taulukot).
- Merkitse jokaisen järjestelmäparin välille, siirtyykö tieto automaattisesti vai manuaalisesti.
- Priorisoi integraatiot niiden perusteella, kuinka usein tiedonsiirto tapahtuu ja kuinka kriittinen se on tilauksen etenemisen kannalta.
- Aloita yhdestä kriittisimmästä tietokatkoksesta ja rakenna siihen automaattinen yhteys ennen kuin laajennat muihin.
Kun manuaalinen tiedonsiirto vähenee, tilaukset etenevät nopeammin ja virheet vähenevät. Henkilöstön aikaa vapautuu selvittelystä varsinaiseen operatiiviseen työhön.
Automatisoi tilauksen eteneminen ja statuspäivitykset
Kun tiedonsiirto järjestelmien välillä on kunnossa, seuraava askel on automatisoida tilauksen eteneminen prosessin eri vaiheissa. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tilaus siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, kun edellinen on valmis, ilman että kukaan erikseen tarkistaa tilanteen ja tekee manuaalisen siirron.
Automaation rakentaminen kannattaa aloittaa toistuvista ja selkeästi määritellyistä tilanteista:
- Tilausvahvistus lähtee asiakkaalle automaattisesti, kun tilaus on vastaanotettu ja saatavuus tarkistettu.
- Keräilylista siirtyy varastoon heti, kun tilaus on vahvistettu.
- Kuljetuksen tilaus käynnistyy automaattisesti, kun keräily on merkitty valmiiksi.
- Asiakas saa lähetystiedon ja seurantalinkin heti, kun lähetys on kirjattu ulos varastosta.
Statuspäivitysten automatisointi vähentää merkittävästi sisäistä kyselyliikennettä. Kun asiakaspalvelu, myynti ja logistiikka näkevät tilauksen tilanteen reaaliajassa ilman, että heidän tarvitsee soittaa tai lähettää sähköpostia varastolle, jokainen voi keskittyä omaan työhönsä. Tämä on yksi konkreettisimmista tavoista lyhentää toimitusaikaa ilman lisäresursseja.
Paranna näkyvyyttä reaaliaikaisella tilanneseurannalla
Monissa organisaatioissa tilauksen tila on parhaimmillaankin vain likimääräisesti tiedossa. Varastopäällikkö tietää, mitä keräillään tällä hetkellä. Logistiikkakoordinaattori tietää, mitkä lähetykset ovat lähdössä tänään. Mutta kokonaiskuvaa, jossa näkyisi kaikki avoimet tilaukset, niiden vaihe ja mahdolliset viivästykset, ei useinkaan ole kenelläkään käytettävissä reaaliajassa.
Reaaliaikainen tilanneseuranta tarkoittaa sitä, että oikeat ihmiset näkevät oikeaan aikaan, missä vaiheessa kukin tilaus on ja onko prosessissa jotain, joka vaatii toimenpiteitä. Tätä varten ei välttämättä tarvita uutta järjestelmää, vaan usein riittää yhteinen näkymä, joka kokoaa tiedon olemassa olevista järjestelmistä yhteen paikkaan.
Hyvä tilanneseuranta mahdollistaa ennakoivan toiminnan reaktiivisen sijaan. Kun viivästyminen havaitaan jo ennen kuin se vaikuttaa asiakkaaseen, siihen voidaan reagoida ajoissa, esimerkiksi priorisoimalla keräily tai ilmoittamalla asiakkaalle ennen kuin hän ehtii kysyä. Tämä parantaa sekä toimitusvarmuutta että asiakastyytyväisyyttä ilman, että prosessiin tarvitaan lisää henkilöstöä.
Me Metatavulla olemme rakentaneet räätälöityjä toimitusten ohjausratkaisuja juuri tähän tarpeeseen. Niiden avulla tieto ERP-, WMS- ja kuljetustenhallintajärjestelmistä kokoontuu yhteen näkymään, josta operatiivinen johto näkee tilanteen ilman erillistä selvittelyä. Katso, miten etenemme asiakkaidemme kanssa tarpeen kartoittamisesta ratkaisun käyttöönottoon.
Validoi tulokset ennen laajempaa käyttöönottoa
Prosessin kehittämisessä on viisasta edetä vaiheistetusti. Ennen kuin muutokset otetaan käyttöön koko organisaatiossa tai kaikissa tilaustyypeissä, kannattaa testata ne ensin rajatummassa ympäristössä. Näin mahdolliset ongelmat löytyvät pienessä mittakaavassa, eikä virhe pääse vaikuttamaan kaikkiin toimituksiin samanaikaisesti.
Validointi tarkoittaa käytännössä sitä, että kehitetylle prosessille tai automaatiolle määritellään selkeät mittarit etukäteen ja seurataan niiden toteutumista pilottivaiheessa:
- Valitse yksi tilaustyyppi, asiakasryhmä tai tuoteryhmä, johon uusi prosessi otetaan ensin käyttöön.
- Mittaa läpimenoaika ennen muutosta ja aseta tavoite, johon tähdätään.
- Seuraa pilottijakson aikana, etenevätkö tilaukset odotetusti ja syntyykö uusia ongelmia.
- Kerää palaute operatiivisilta käyttäjiltä, jotka työskentelevät prosessin kanssa päivittäin.
- Arvioi tulokset ja tee tarvittavat korjaukset ennen laajentamista.
Onnistuneen pilotin jälkeen laajentaminen on huomattavasti helpompaa, koska prosessi on jo testattu ja henkilöstöllä on kokemus sen toimivuudesta. Lisäksi pilotti tuottaa konkreettista dataa siitä, kuinka paljon läpimenoaika lyheni, mikä helpottaa kehityshankkeen perustelemista johdolle.
Läpimenoajan lyhentäminen ei vaadi lisäresursseja, vaan parempaa prosessia, tiedonkulkua ja näkyvyyttä. Useimmiten suurin hyöty saadaan poistamalla odottelua ja manuaalista työtä prosessin kriittisimmistä kohdista. Jos haluat kartoittaa, mistä oman organisaatiosi kehittäminen kannattaa aloittaa, ota yhteyttä meihin. Autamme tunnistamaan juurisyyt ja rakentamaan selkeän polun eteenpäin. Voit myös tutustua toimintamalliimme ja katsoa, miten etenemme yhdessä asiakkaidemme kanssa liiketoiminnan tarpeesta konkreettiseen ratkaisuun.
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.
